nr 01 (160)   styczeń 2005

Lepsza jakość w urzędzie

 
Systemy zarządzania jakością stają się coraz bardziej popularne w polskich firmach. Spełnianie europejskich norm ISO staje się także powszechne w urzędach jednostek terytorialnych.
Urząd Miejski w Żmigrodzie rozpoczął także starania o uzyskanie certyfikatu. Pełnomocnikiem burmistrza ds. systemu zarządzania jakością została Grażyna Kalicka, kierownik Referatu Organizacyjnego. 14 osobowy zespół pracowników urzędu pracuje nad stworzeniem systemu zarządzania jakością w Urzędzie Miejskim w Żmigrodzie i wyznaczeniem sposobów jego wdrożenia.
Zarządzanie jakością ma przynieść korzyści na trzech płaszczyznach: poprawić jakość obsługi interesantów, usprawnić pracę wewnątrz urzędu oraz postawić urząd w szeregu instytucji dobrze przystosowanych także pod względem organizacyjnym do ubiegania się o pieniądze unijne.

W.Ż.: Dlaczego Urząd Miejski rozpoczął starania o wdrożenie systemu zarządzania jakością?
Grażyna Kalicka, kierownik Referatu Organizacyjnego: Oczekujemy poprawy funkcjonowania urzędu, przede wszystkim po to, by spełnić oczekiwania naszych interesantów. Podstawową zasadą zarządzania jakością według normy ISO 9001:2000 jest postawienia na klienta, w naszym przypadku są to interesanci, w centrum uwagi.
Ten system zarządzania sprawdził się w wielu innych urzędach nie tylko na terenie Polski. I chociaż w naszym powiecie jesteśmy pionierami, to jest wiele innych urzędów, w których zarówno interesanci, jak i pracownicy odczuwają po wdrożeniu systemu wymierne zmiany na lepsze. Mamy nadzieję, że realizacja założeń związanych z wdrożeniem systemu zwiększy także kompetencję pracowników: Dzięki lepszej pracy - będzie mniej błędów i mniej skarg interesantów, a przez to obie strony będą bardziej zadowolone.
W.Ż.: Jakie korzyści przyniesie wdrożenie systemu zarządzania?
G.K.: Aby interesanci byli lepiej obsługiwani musimy poprawić przepływ informacji wewnętrznych. Zgodnie z założeniami pracownicy powinni kreatywnie pracować w zespole, a jakość usług powinna być stale podnoszona. Dzięki monitoringowi, który z jednej strony będziemy prowadzili badając zadowolenie interesantów, z drugiej strony co 3 lata będzie przeprowadzała niezależna firma, na podstawie której opinii certyfikat będzie uaktualniany, będziemy motywowani do ciągłych zmian na lepsze.
W.Ż.: Czy wdrożenie systemu to tylko korzyści? Czy nie ma żadnych niebezpieczeństw?
G.K.: Wdrożenie sytemu zarządzani jakością to długa i żmudna praca wielu osób. Niektórzy pracownicy pytają: czy warto angażować w opracowywanie poszczególnych etapów wdrażania tyle czasu i energii? System, który mamy nadzieję za 8 miesięcy zostanie wdrożony w Urzędzie Miejskim w Żmigrodzie, został już przetestowany w wielu podobnych jednostkach. I sprawdza się. Choć zostało nam kilka miesięcy ciężkiej pracy przy wdrożeniu sytemu zarządzania jakością, mam nadzieje, że wytrwamy do końca.

Rozmawiała Joanna Monastyrska

Interesanci ankietowani
Już pod koniec stycznia interesanci odwiedzający Urząd Miejski będą mogli wypełnić anonimowa ankietę, w której oprócz pytań o charakterze ogólnym (m.in. dotyczących celu wizyty i oceny trudności dotarcia do poszukiwanego referatu) mieszkańcy będą mogli napisać, co chcieliby zmienić w funkcjonowaniu urzędu.

jota

menu

 
 
 
Wiadomości Żmigrodzkie
rss wykonanie
Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług, personalizacji reklam i analizy ruchu. Informacje o sposbie korzystania z witryny, udostępniamy partnerom społecznościowym, reklamowym i analitycznym. Korzystając z tej strony, wyrażasz na to zgodę.